Tuyệt chiêu Excel trong thực hành kế toán (Phần 2)



TUYỆT CHIÊU EXCEL TRONG THỰC HÀNH KẾ TOÁN (PHẦN 2)

[Trung tâm Kế toán Bình Minh]

Hiểu biết về Excel tại phần lớn cộng đồng kế toán viên và nhân viên văn phòng chỉ dừng lại ở các phép toán và xử lý bảng tính đơn giản, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của công việc. Một vài thủ thuật trong thực hành kế toán giúp bạn được thuận tiện hơn trong công việc .

Thêm một mẹo nhỏ để bạn không vất vả cho những bảng tính với hàng nghìn dòng, một vấn đề vẫn còn nhiều bạn thắc mắc trong việc thực hành kế toán máy bằng Excel sẽ được giải quyết nhanh gọn

1. Làm thế nào để bạn vẫn thấy được các dòng tiêu đề khi kéo trượt các thanh cuộn?

Vấn đề: Bạn có 1 bảng tính với một vài dòng tiêu đề trên cùng như hình 23, bạn muốn luôn nhìn thấy các tiêu đề này khi kéo thanh trượt qua hết bảng tính.

(Hình 23)

Giải pháp: Sử dụng lệnh Freeze Panes trong menu Window. Nó không rõ đành rành, nhưng bạn phải đặt con trỏ ô vào đúng vị trí nếu muốn sử dụng được lệnh này chính xác. Xem bảng tính ở hình 23, hiển nhiên là với bảng tính như vậy bạn sẽ muốn lúc nào cũng trông thấy các dòng từ 1 đến 3 khi kéo thanh trượt. Sau đây là cách thực hiện:

Đặt ô chọn là A4, như hình 24, trước khi dùng lệnh Freeze Panes. Lệnh này sẽ đóng cứng mọi dòng ở trên ô chọn và mọi cột bên tay trái của ô chọn. Bằng cách đạăt ô chọn vào 1 ô trong cột A, bạn sẽ chỉ cố định các dòng, không cố định cột.

                                                                                                                               (Hình 24)
Với ô hiện hành là A4, mở menu Window, chọn Freeze Panes. Một đường kẻ liền nét sẽ được tạo giữa 2 dòng 3 và 4. khi bạn kéo thanh trượt đến dòng 30, bạn vẫn thấy 3 dòng tiêu đề như hình 25

                                                                                                                                 (Hình 25)
Ghi chú: Để gỡ bỏ lệnh này, vào lại menu Window, chọn Unfreeze Panes. Mục này chỉ hiện ra khi bạn đã cố định hàng hay cột.
Để nhìn được tối đa các dòng dữ liệu, tốt hơn hết bạn chỉ cố định dòng 3:
Trước tiên, gỡ bỏ sự cố định dòng bạn mới làm. Đặt điểm chọn ô vào dòng nhìn thấy dưới cùng của cửa sỏ. Nhấn phím mũi tên xuống 2 lần để 2 dòng 1 và 2 bị cuốn lên trên và bị che khuất. Dòng 3 trở thành dòng nhìn thấy trên cùng như hình 26.

(Hình 26)
Đặt lại ô chọn là A4 và gọi lại lệnh Window – Freeze Panes. Bạn sẽ chỉ cố định dòng 3 trên đầu cùng của bảng tính như hình 27.

(Hình 27)

Tóm tắt: Dùng lệnh Window Freeze Panes để giữ vài dòng tiêu đề cố định và được luôn luôn nhình thấy khi kéo thanh cuộn đến khắp các vùng dữ liệu

 2. Luôn luôn thấy cả tiêu đề dòng và tiêu đề cột.

Vấn đề: Như hình 28, bạn có 1 bảng tính khá lớn theo chiều rộng. Có các dòng tiêu đề ở trên và vài cột có tiêu đề bên trái.

(Hình 28)

Giải pháp: Sử dụng Freeze Panes. Nhớ rằng để cho Freeze panes hoạt động đúng, phải chọn ô chọn ở đúng vị trí trước khi dùng.
Ở bảng tính hình 28, bạn sẽ muốn dòng 5 và các cột từ A đến F được nhình thấy vào mọi lúc. Bạn có thể kéo thanh trượt dọc theo dữ liệu các tháng, trong khi vẫn thấy thông tin 5 cột đầu và thêu đề tháng ở dòng 5.

Trước tiên bạn muốn cell A5 nằm ở góc trên bên trái. Bạn có thể dùng thanh trượt hoặc phím mũi tên, nhưng các sau đây sẽ có tác dụng tốt:
– Di chuyể cell A5 ra khỏi màn hình bằng cách nhấn tab vài lần và PgDn vài lần.
– Nhấn F5 để mở hộp thoại GoTo
– Gõ A5 vào ô Reference, nhấn Enter. Cell A5 sẽ nằm ngay góc trên bên trái.

Cho ô chọn là G6, Chọn Window – Freeze Panes. Bạn sẽ thấy 1 đường kẻ đậm ở giữa dòng 5 và dòng 6, và 1 đường nữa giữa 2 cột F và G.

Kết quả: Như hình 29

(Hình 29)

Ghi chú: Ở hình 29, các dòng từ 1 đến 4 không thể thấy và không thể tác động vào. Bạn sẽ phải unFreeze Panes để cò thể chỉnh sửa chúng.
Tóm tắt: Dùng Freeze panes để giữ cố định cả dòng và cột được nhìn thấy khi kéo các thanh trượt. Phải ghi nhớ đặt con trỏ ô ở cell đầu tiên không bị cố định trước khi thực hiện lệnh.

-

Bạn có quan tâm đến Excel trong việc thực hành kế toán Excel với nhiều thủ thuật đơn giản mà hiệu quả? Hãy liên hệ với chúng tôi. Trung tâm Kế toán Bình Minh sẽ đưa bạn đến với những thủ thuật thực tế có thể áp dụng trong công việc. Mọi thông tin xin liên hệ:

TRUNG TÂM HỖ TRỢ KẾ TOÁN BÌNH MINH

Phòng 14.06 tòa nhà CT2 – ngõ 183 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà Nội

Điên thoại: 04.666.04.881 – 090.494.1566 – 0982.543.296

Email: TTketoanbinhminh@gmail.com

Website: www.dayketoanthue.com